Judul : Tips Membuat Penomoran Surat Menyurat Untuk Lembaga Keagamaan TPQ
link : Tips Membuat Penomoran Surat Menyurat Untuk Lembaga Keagamaan TPQ
Tips Membuat Penomoran Surat Menyurat Untuk Lembaga Keagamaan TPQ
ilustrasi sebuah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga negara (sumber gambar: Google Image)
Biasanya dalam surat menyurat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau badan resmi, ada penomoran surat yang tercantum di bagian kiri atas surat. Penomoran tersebut biasanya bertujuan untuk membedakan antara satu surat dengan surat lainnya, serta untuk menghitung urut jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga atau badan terkait pada masa tertentu..
Lalu bagaimana dengan lembaga pendidikan keagamaan non formal seperti TPQ? Apakah penomoran dalam setiap surat menyurat adalah sebuah keharusan? Buat saya pribadi yang juga sebagai aktivis di bidang ini, adalah sebuah kewajiban. Soalnya biar terkesan lembaga TPQ kita itu adalah lembaga resmi di mata masyarakat umum. Selain itu tentu tujuannya untuk kerapihan administrasi lembaga pendidikan keagamaan yang kita kelola..
Oleh karena itu, penomoran dalam setiap surat menyurat menjadi sebuah hal penting yang mestinya tidak boleh kita abaikan. Kita tentu tidak mau dong lembaga TPQ kita disebut sebagai lembaga abal-abal hanya karena persoalan di atas. Selain itu lembaga TPQ kita nanti dicap sebagai lembaga nggak profesional, cuma karena tidak mau mengikuti kebiasaan lembaga-lembaga atau badan resmi dalam hal surat menyurat..
Lalu, bagaimanakah caranya sebuah lembaga pendidikan keagamaan seperti TPQ yang kita kelola, membuat penomoran dalam setiap surat menyurat? Apakah harus sama dengan lembaga-lembaga lain? Atau minimal harus sama dengan lembaga-lembaga sejenis (baca: lembaga pendidikan formal/non formal)?
Untuk menjawab pertanyaan itu, perlu anda ketahui jika sebenarnya tidak ada format yang baku untuk sistem penomoran surat menyurat yang keluarkan oleh lembaga atau badan tertentu. Sebab masing-masing lembaga atau badan mempunyai metode atau caranya sendiri, dengan format yang sudah mereka tentukan sendiri. Bahkan sekelas lembaga negara juga mempunyai format sendiri dalam hal penomoran surat menyurat, yang tentunya bisa berbeda dengan lembaga-lembaga atau badan lainnya. Jadi untuk lembaga pendidikan keagamaan seperti TPQ, format penomoran dalam hal surat menyurat bisa saja mengikuti lembaga-lembaga atau badan lain dan atau boleh juga kita menentukan sendiri formatnya..
Akan tetapi meski kita boleh menentukannya sendiri, namun jangan asal-asalan lho. Ya setidaknya format tersebut pernah diikuti atau dipakai juga oleh lembaga lain. Terus bagaimanakah cara kita membuat format sendiri dalam hal surat menyurat untuk lembaga TPQ kita? Nah berikut ini saya akan memberikan panduannya untuk anda, jika sekiranya anda masih awam soal beginian..
1. Nomor surat dalam tulisan angka biasa dan angka romawi
Hal pertama yang harus dicatat dari setiap penomoran surat menyurat adalah nomor surat. Maksud nomor surat di sini adalah nomor urut surat yang keluar di masa itu. Bisa dalam masa satu bulan atau masa satu tahun berjalan (kalau lembaga TPQ saya formatnya memakai yang terakhir). Oh ya nomor surat ini biasanya ada yang memakai dua jenis angka, yaitu angka biasa (contoh: 1, 2, 3, dan seterusnya) dan angka romawi (contoh: I, II, II, IV, dan seterusnya) atau bahkan keduanya dipakai bersamaan..
2. Kode surat dalam setiap jenisnya
Setiap surat yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga atau badan tertentu, banyak jenis atau macamnya. Ada yang bersifat undangan, pemberitahuan atau informasi, surat peringatan atau SP, dan lain sebagainya. Nah untuk membedakan jenis-jenis surat tersebut, maka dibuatlah kode tertentu dalam sistem penomoran surat menyurat sebagai identifikasi atas surat yang dikeluarkan oleh lembaga atau badan yang bersangkutan. Dan setiap kode yang dibuat (biasanya terdiri dari huruf atau angka), bisa berbeda antara lembaga/badan yang satu dengan yang lainnya meski jenis suratnya sama..
Memang tidak semua lembaga atau badan memakai format seperti ini dalam hal surat menyurat. Tapi jika seumpama lembaga TPQ kita mau menirunya, maka boleh-boleh saja. Seperti lembaga TPQ saya misalnya, yang tak pernah luput mencantumkan kode tertentu untuk setiap surat yang dikeluarkan oleh lembaga kami. Dan seperti juga lembaga/badan lain, kami pun mempunyai kode tersendiri untuk membedakan setiap jenis surat yang kami keluarkan (kebetulan kami memakai kode huruf)..
Sebagai contoh: huruf U untuk undangan, huruf P untuk pemberitahuan, atau huruf SP untuk surat peringatan. Nah jika seumpama lembaga TPQ anda kebingungan dalam membuat kodenya (dalam hal ini untuk penomoran surat menyurat), maka anda boleh meniru cara lembaga kami. Atau mungkin anda mau buat kode sendiri dalam hal penomoran surat menyurat untuk lembaga TPQ anda. Semuanya itu terserah anda..
3. Tahun dikeluarkannya surat
Step yang ketiga yang tak boleh alpa dalam setiap penomoran surat menyurat adalah tahun dikeluarkannya surat yang dikeluarkan oleh lembaga atau badan bersangkutan. Maksudnya kita jangan lupa untuk mencantumkan tahun dikeluarkannya surat tersebut, di setiap penomoran surat menyurat yang kita pakai. Tujuannya ya untuk mengidentifikasi tahun keluarnya surat dari lembaga atau badan yang kita kelola..
Biasanya kode tahun di dalam penomoran surat menyurat ada di ujung atau akhir. Dan terkhusus untuk lembaga keagamaan seperti TPQ, sepertinya juga harus mencantumkan kode tahun ini di setiap penomoran surat menyurat. Soalnya biar kelihatan benar-benar seperti surat resmi. Kebetulan lembaga TPQ saya juga memakai format ini di setiap penomoran surat menyurat yang kami keluarkan..
4. Pisahkan tiga komponen di atas dengan sebuah tanda baca garis miring (.../...)
Dan langkah terakhir untuk membuat format penomoran surat menyurat pada setiap lembaga atau badan yang kita kelola adalah dengan memisahkan tiga komponen di atas (nomor surat, kode surat dan tahun keluarnya), dengan memakai tanda baca garis miring. Menurut saya ini juga penting, soalnya biar terlihat rapih dan elegan. Selain itu kebanyakan surat-surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga atau badan tertentu (termasuk lembaga negara), juga seringnya memakai format ini. Jadi tak ada alasan untuk tak memakainya, untuk penomoran surat menyurat di lembaga/badan yang kita kelola..
Meski demikian, garis miring (.../...) bukan satu-satunyanya komponen yang bisa dipakai dalam setiap penomoran surat menyurat. Opsi lain anda juga bisa memakai tanda baca lain seperti titik atau strip ( - ) atau bisa juga campuran di antara ketiganya. Sementara untuk tanda baca yang lainnya, sangat jarang dipakai. Jadi untuk step ini, sepertinya kita cuma boleh memakai ketiga tanda baca tersebut (garis miring, titik, strip) di setiap penomoran surat menyurat untuk lembaga/badan kita..
Untuk lembaga TPQ saya sendiri, kebetulan formatnya memakai garis miring sebagai komponen pemisah untuk setiap kode yang kami buat, dalam setiap penomoran surat menyurat di lembaga kami. Sementara untuk lembaga TPQ anda, terserah anda mau mengikuti format yang mana. Tapi saran saya sih baiknya ikut yang kebanyakan saja yaitu pakai garis miring..
5. Kesimpulan akhir
Jika kita sudah memahami step-stepnya di atas dengan melihat susunan formatnya seperti apa dan bagaimana seharusnya untuk setiap penomoran surat menyurat dalam sebuah lembaga/badan, maka sekarang kita tinggal mempraktekkannya (terkhusus untuk lembaga TPQ yang kita kelola)..
Pertama sebagaimana yang sudah dijabarkan diatas formatnya adalah nomor surat, garis miring, kode surat, garis miring dan tahun keluar surat atau simpelnya: nomor surat/kode surat/tahun keluar surat dengan tanpa spasi diantara semuanya. Contoh: 01/ U/2020, yang kurang lebih kalau diartikan maksudnya adalah surat pertama dengan jenis undangan yang keluar di tahun 2020..
Kedua jika anda ingin mengkombinasikan nomor surat dengan angka biasa dan juga angka romawi, anda bisa mencantumkannya setelah kode surat. Contoh: 01/U/I/2020. Untuk arti dan maksudnya, kurang lebih sama dengan contoh yang pertama..
FYI: untuk contoh format yang terakhir, saya pakai juga di lembaga TPQ yang saya kelola pada saat ini
Selanjutnya untuk surat menyurat berikutnya, anda tinggal sesuaikan saja dengan nomor dan tahunnya. Sedang untuk kode surat bisa sama atau beda tergantung jenisnya..
===== ===== ===== ===== =====
Sampai di sini anda sudah faham? Atau anda masih tetap bingung cara mempraktekkannya harus bagaimana dan seperti apa?
Oke jika anda masih bingung, nanti akan saya kasih contoh ilustrasinya. Akan tetapi tidak sekarang ya, melainkan di thread selanjutnya. Soalnya thread ini sudah terlalu panjang bahasannya. Jadi akan kita kupas tuntas nanti di lain waktu (tapi nggak janji kapan waktunya ya)..
Untuk sementara saya pamit mundur dulu dan terima kasih sudah menyimak postingan saya kali ini. Semoga bisa bermanfaat dan tak lupa juga mohon maaf jika sekiranya ada kesalahan atau kekhilafan yang saya buat dalam tulisan ini..
Demikianlah Artikel Tips Membuat Penomoran Surat Menyurat Untuk Lembaga Keagamaan TPQ
Anda sekarang membaca artikel Tips Membuat Penomoran Surat Menyurat Untuk Lembaga Keagamaan TPQ dengan alamat link https://re-plye2021-1.blogspot.com/2020/11/tips-membuat-penomoran-surat-menyurat.html
Posting Komentar
Posting Komentar